Informatievoorziening en de verschillende stadia

Elk bedrijf heeft te maken met informatie, De manier waarop hiermee wordt omgegaan is verschillend en heeft te maken met het stadium waarin het bedrijf zich bevindt. (Overigens kan het informatiestadium per afdeling verschillen.)

Hierna worden de door ons onderkende stadia kort beschreven.

Stadia van informatievoorziening

Stadium	Beschrijving
0.	In dit stadium is er nog sprake van een klein bedrijf met enkele processen. Er is nog geen enkele formele overdracht van informatie en de enige uitwisseling geschiedt via mondelinge communicatie, e-mail en notities. Sturing en beleidsvorming geschiedt op gevoel.
I.	Door een bepaalde groei van de processen (in aantal of omvang) heeft er een formalisering plaats. (Bijvoorbeeld door vastlegging van klantgegevens in een CRM-systeem.) Om processen bij te sturen en beleid te maken, worden er op ad-hoc basis rapportages gemaakt door management-ondersteunend personeel. T.b.v. deze rapportages worden er vanuit verschillende bronnen manueel gegevens gehaald en bewerkt. Rapportagevorm geschiedt meestal middels een notitie en/of met gebruikmaking van spreadsheets (zoals Excel).
II.	Door een verdergaande formalisering van het bedrijf is er op structurele basis een bepaalde informatiebehoefte. Operationele rapportages komen uit primaire systemen, zoals een productiesysteem of een workflowpakket; beleids- en stuurinformatie blijft nog achter en geschiedt op ad-hocbasis op de manier zoals bij (I) beschreven.
III.	In dit stadium is een bepaalde managementlaag die een structurele informatiebehoefte over de primaire processen hebben voor bijsturing of beleidsbepaling. Er komen procedures voor de gegevensverzameling en -verwerking. De uiteindelijke output geschiedt echter nog steeds op de manier zoals bij (I) beschreven.
IV.	In het bedrijf wordt onderkend, dat informatiestromen gestructureerd moeten worden aangepakt. Hierdoor zal de gegevensverzameling en -verwerking minder werk kosten. Er worden één of enkele tools uitgekozen (bekende voorbeelden zijn Access en Excel) waaraan op regelmatige basis gegevens worden geleverd (welke manueel of automatisch, bv via een odbc-koppeling worden ontsloten), op basis waarvan de gewenste beleids- en stuurinformatie kan worden gedestilleerd. Ad-hoc informatiebehoefte kan deels, vaak per toeval, worden ontsloten uit deze bronnen
V.	De volgende stap is de onderkenning dat het uiteindelijk samenstellen van de rapportages ook teveel werk kost. Hiertoe worden gestandaardiseerde rapportages gemaakt. Dit wordt dan vervolgens gedaan in off-the-shelf producten zoals Access en Excel.
VI.	Doordat blijkt, dat de off-the-shelf producten door de wederom toegenomen informatiebehoefte te bewerkelijk zijn, te weinig informatie aan kunnen (bv slechts 65536 rijen) of te weinig analysemogelijkheden kennen om bv scenario-analyses uit te kunnen voeren, wordt er overgestapt naar een Business Intelligencetool (kortweg BI-tool), die op een snellere en toegankelijker manier rapportages kunnen instantieren.
VII.	Inmiddels blijken de bronnen voor gegevensverzameling erg arbeidsintensief bij te houden en up-to-date te houden. Daarnaast nemen ad-hocverzoeken hand over hand toe. Men gaat over op een datawarehouse-omgeving: Een datawarehouse (ook wel gegevenspakhuis genoemd) waarin op een gestructureerde manier gegevens van bronnen worden opgeslagen die op een frequente manier worden ververst, met daarbovenop een BI-tool.